Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения

Важная информация на тему: "Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения". Мы собрали и подготовили полезную информацию по теме и предоставляем ее в удобном виде. В случае возникновения вопросов, задавайте их нашим дежурным юристам.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком годности и составление акта утилизации

Вывоз, переработка и утилизация отходов с 1 по 5 класс опасности

Работаем со всеми регионами России. Действующая лицензия. Полный комплект закрывающих документов. Индивидуальный подход к клиенту и гибкая ценовая политика.

С помощью данной формы вы можете оставить заявку на оказание услуг, запросить коммерческое предложение или получить бесплатную консультацию наших специалистов.

Каждая организация ведет документацию. Со временем полки архива заполняются по максимуму, и возникает необходимость искать места для хранения новой документации. Старыми бумагами в архиве считаются те, у которых вышел срок хранения.

Их можно утилизировать, но не все в один момент. Необходимо провести детальный анализ и осмотр бумаг, чтобы точно определить, от каких из них можно избавиться без серьезных последствий.

Просто так сжечь или выкинуть важные документы нельзя. Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.

Это часто случается, когда фирма не может предоставить потребованную контролирующим органом бумагу, объясняя это тем, что она была уничтожена, или утеряна.

Кто занимается утилизацией документов

Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.

Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

  • Шредирование – самый популярный и простейший способ
  • Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
  • Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Организации небольших масштабов могут проводить уничтожение документации самостоятельно, к примеру, методом разрезания бумаг.

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

  • Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
  • Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
  • Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
  • Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Уничтожение документов способом сжигания может проводиться только специальными компаниями в соответствии с законодательством. Для этого задействуются специальные печи. В печах могут утилизироваться и другие носители информации, такие как флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

  • Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
  • Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
  • Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
  • Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
  • В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.

Читайте так же:  Как действует трудовая инспекция если обратиться туда

Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

[3]

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

  • Основания , по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
  • Состав комиссии , включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
  • Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Хранение акта

Когда бумаги уничтожены, акт составлен и завизирован, его передают для хранения в архив предприятия. Срок хранения актов об уничтожении документов установлен законодательством.

При необходимости, акт можно извлекать из архива и применять его для разрешения возможных появившихся проблемных ситуаций.

Акт на утилизацию образец бланк

Данный документ необходим для направления на утилизацию каких-либо документов, товаров, материалов.

Как правило, перед тем, как принять решение об уничтожении вещи, проходит проверка на ее полезные качества, может ли она пригодится в будущем.

Утилизация непригодного оборудования в организации

Например, перед утилизацией оборудование подлежит оценке его состояние.

И на основе его уже делаются выводы о том, как с ним поступить:

  • отдать на ремонт;
  • улучшить;
  • оставить в эксплуатации как есть;
  • списать;
  • или отправить на утилизацию.

Оргтехника и другое оборудование подлежит уничтожению если уже не удовлетворяет предъявленных к ней требований, не служит в том качестве, для какой цели было создано.

Итак, исследовав состояние вещи, составляется акт экспертизы ее технического состояния, в котором и говорится, что оно подлежит списанию. Это скорее формальная процедура, проводимая отделом бухгалтерии, результатом которой становится составленный акт списания основных средств.

Далее производится непосредственно утилизация оборудования, которая проводится специальной организацией. В завершении оформляется акт утилизации.

Утилизация документации

В архив каждой компании нуждается в периодической расчистке. Документы, хранящиеся там, выходят из срока исковой давности, теряют свое значение. Для этого работниками проводится инвентаризация, заключающаяся в проверке факта наличия и дат составления.

Так же определяется степень секретности, так как определенные бумаги, обладая секретными данными, необходимо не просто выбрасывать, а уничтожать, чтобы не допустить разглашения информации. Затем документы, определенные на утилизацию подлежат описи.

Для самого акта уничтожения документов не предусмотрена законом строгая форма, его составляют в произвольном порядке.

При этом учитывают следующее:

  • полные реквизиты компании: ее правильное наименование, подразделение или отдел, адрес и контактные данные;
  • справа на листе после слова «утверждаю» ставят имя руководителя и оставляют место для его подписи и проставления даты;
  • далее в центре располагается название документа «Акт о выделении и уничтожении документов, срок хранения которых истек»;
  • ниже данные о том, на основании какого документа руководителя он создается;
  • список участников экспертной комиссии, их имена и должности;
  • затем располагается список документов, которые комиссия выделила из описи, с порядковым номером, количеством, номером документа в описи.
  • и по итогу ставится число подлежащих утилизации документов, подписи членов комиссии, дата и печать компании.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта на утилизацию вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт об уничтожении документов образец бланк

Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.

Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.

Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.

Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.

Составляем акт

В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.

В акте указываем:

  • Дату и место составления.
  • Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
  • Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
  • Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
  • Далее указываются подписи ответственных лиц.

Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.

Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.

После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.

Как уничтожаются документы

Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.

Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.

Читайте так же:  Как узнать информацию о физическом лице

В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.

После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

unichtozhenie_buhdokumentov.jpg

Похожие публикации

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры нужно не менее 5 лет (если законом не установлены более длительные сроки). По истечении срока хранения документы можно утилизировать. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения должно проводиться в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Просто выбросить документы или самовольно уничтожить их нельзя, в таком случае организация может стать субъектом административной или налоговой ответственности. Как происходит процедура уничтожения бумаг, чем она регулируется, установлены ли законом способы ликвидации документов — ответы на эти и другие вопросы в нашем материале.

Законодательная база

Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регламентируется, в частности:

  • Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
  • «Положением о документах и документообороте в бухучете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
  • Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 о перечне архивных документов и сроках их хранения.

Ответственность за несоблюдение порядка хранения документации предусмотрена в т.ч.:

  • статьями 13.20 (нарушение правил хранения и использования архивных документов) и 15.11 (отсутствие первичных бухгалтерских документов) КоАП РФ,
  • ст. 120 НК РФ (грубое нарушение учета, в т.ч. отсутствие «первички» и учетных регистров).
Видео (кликните для воспроизведения).

Сроки хранения документов бухгалтерии регулируются Налоговым кодексом РФ и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также отраслевыми нормативными актами. Если сроки, указанные в разных документах, отличаются – следует руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный период хранения.

Исчисление сроков хранения документации начинают с 1 января того года, который наступил за годом окончания их делопроизводства. К тому же нужно учитывать, что созданные не позднее 2009 года документы утилизировать можно, если истек срок хранения, указанный в «Перечне типовых управленческих документов…», утв. Росархивом 06.10.2000. Что касается документов, оформленных после 2009 г., сроки их хранения определяют по Перечню, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Не стоит уничтожать бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения, но относящиеся к периоду, который еще не был проверен налоговиками.

Хранение документов организация может организовать самостоятельно, также можно передать документы в специализированный архив.

Правила уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение бухгалтерских документов происходит в несколько этапов:

  1. Создание экспертной комиссии на основании приказа руководителя компании. В приказе следует указать состав комиссии, цель, с которой она была сформирована. В комиссию должны входить представители разных подразделений фирмы, в т.ч. бухгалтерии. Именно члены комиссии определяют, насколько ценным является документ, и можно ли его уничтожить.
  2. Экспертиза ценности документов. На этом этапе устанавливают время хранения конкретной документации. Отбираются бумаги, которые продолжат храниться (в архиве или организации) и те, которые подлежат утилизации. Все действия заносятся в протокол. Экспертиза электронной документации проводится аналогично.
  3. Составление акта о выделении бухгалтерских документов к уничтожению (можно составить по форме приложения № 21 к Правилам хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015).
  4. Утилизация документов. Способ уничтожения должен быть определен в акте. Просто выбросить бумаги или электронные носители (например, вместе с бытовым мусором) нельзя, так как это может привести к попаданию важных сведений в руки злоумышленников.
  5. Оформление акта об уничтожении документов после их утилизации.

Документальное оформление процедуры

Экспертная комиссия составляет два акта:

  • о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
  • об уничтожении документов.

Перечисленные документы должны подписать все члены комиссии и генеральный директор компании. Затем их заверяют печатью организации. Для того, чтобы впоследствии контролирующие органы не смогли предъявить претензии к составленным актам, в них должны содержаться следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации, от имени которой он составлен;
  • дата составления;
  • подписи ответственных лиц с расшифровкой Ф.И.О. и должности.

Также в акте о выделении документов к уничтожению должен содержаться полный перечень документов, которые планируется утилизировать. В нем указывают название документа (или группы документов), крайние даты и сроки хранения. Если экспертиза бухгалтерской документации происходит в обособленном подразделении организации (филиале и т.п.) – в акте указывают название этого подразделения.

В акте об уничтожении документов необходимо отобразить наименование группы документов (к примеру, банковские выписки, квартальные отчеты), год, в котором они были составлены, причину и способ ликвидации.

Способы утилизации документов

Законодательством не установлены способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. На практике обычно используются:

  • механическое измельчение (шредирование);
  • сжигание (подходит для ликвидации большого объема документов);
  • химическая обработка (этот способ подойдет для утилизации конфиденциальной и секретной документации);
  • документы на электронных носителях уничтожают удалением файлов или самих носителей (дискет, СD-дисков и т.п.).

Наименее затратным способом является механическое измельчение. Дороже всего обойдется химическая обработка документов. Если бухгалтерская документация отправляется на переработку в специализированную организацию, факт передачи необходимо зафиксировать накладной или приемо-сдаточным актом. При этом в спецорганизацию придется отправить одного из сотрудников, который проконтролирует процедуру уничтожения документов.

Оформляем акты на уничтожение документов

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

Читайте так же:  Должностная инструкция юрисконсульта по профстандартам

Выделение документов к уничтожению

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

  • могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
  • могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

[2]

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

[1]

  • для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
  • в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

  • и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
  • для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

Акты структурных подразделений

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

  • документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно 2 , в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.

Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов 3 , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

Образец акта об уничтожении документов

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Читайте так же:  Как быстро проходит возврат денег по банковским картам

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Читайте так же:  Документы подтверждающие право собственности на автомобиль

Образец акта на уничтожение документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов. Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма. Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их. Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании. Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено. У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источники


  1. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект). — М.: Юрайт, 2014. — 184 c.

  2. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.

  3. Ромашкова И. И. Жилищное право; Питер — Москва, 2009. — 160 c.
Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here